Procédures internes du L-ViS

Merci de consulter le fichier partagé ICI avant de déterminer une date de soutenance de thèse ou HDR, puis renseigner le tableau.

Les précisions indiquées dans ce fichier sont importantes. L'idée est d'éviter une soutenance sur une date inscrite dans ce tableau / limiter les soutenances sur une même semaine.

Retrouvez ICI les points nécessaires à prendre en compte pour l'organisation des différentes soutenances.

Et la page dédiée du Service DRED Lyon1 : https://www.univ-lyon1.fr/recherche/formation-doctorale/le-doctorat/comment-organiser-sa-soutenance-de-these-1

[A anticiper par le.la doctorant.e]
Sous réserve de leur possibilité, le service Audiovisuel de l'UFR STAPS peut vous accompagner, vous prêter un matériel, et selon ses disponibilités se charger de la captation de la présentation de votre soutenance de thèse, en vue de la diffusion par la suite via la chaîne YouTube de l'UFR STAPS.

Pour savoir si la captation / diffusion est possible par le service audiovisuel de l'UFR STAPS, ou avoir leurs conseils, envoyez une demande à l'avance à audiovisuel.staps@univ-lyon1.fr. En cas de confirmation, vous devrez aussi leur transmettre l'autorisation obligatoire complétée, datée, signée par vous (à télécharger ICI).

RAPPEL : La liste des soutenances produites ou à venir est consultable ICI .

[A prévoir par le.la doctorant.e environ 3 semaines avant la date de soutenance]
Le ou la doctorant.e communique au secrétariat du labo le message souhaité à diffuser (précisant le titre de la thèse + un lien visio / invitation au pot le cas échéant...) en joignant le résumé de la thèse et une annonce illustrée (l'annonce illustrée peut être vulgarisée ou conçue à partir de la page de garde du manuscrit en ajoutant les logo du labo, de l'UFR Staps et de l'ED + une illustration. Vous pouvez prendre appui sur les fichiers des précédentes soutenances, consultables en cliquant sur le nom du doctorant.e dans le tableau ICI )

Puis le secrétariat diffuse le message et documents environ 2 semaines avant la date de soutenance, auprès de l'ensemble des membres du labo. En parallèle le résumé et l'annonce sont également publiés sur le site du labo et via l'UFR STAPS (page web des Actus, écrans à l'UFR...)

La commande de reprographie notamment de manuscrits dans le cadre d’une soutenance se fait via le serveur CERVOPRINT de Lyon1, par le ou la doctorant.e concerné.e (en informant votre direction de thèse), directement (pas de devis à demander).

Suivez ICI le mode opératoire et précisions nécessaires à prévoir :
- anticipation de l'accès à CERVOPRINT, mise en pages du manuscrit, saisie de la commande, contacts...).

En cas de problème, contactez le secrétariat du labo secretariat.l-vis@univ-lyon1.fr
Contact du service Reprographie Lyon1 en cas de nécessité :  reprographie.duplicationrock@univ-lyon1.fr .

En cas d'urgence et de non possibilité de saisir votre commande : en l'absence du secrétariat et si urgent, possibilité de demander de l'aide à l'Accueil de l'UFR STAPS auprès de Marie-Hélène VERRIERE - accueil.staps@univ-lyon1.fr )
===>  A cet effet, prévoir de convenir d'un rendez-vous téléphonique ou sur place à son bureau pour saisir la commande sur vos indications et définir la date de livraison (qui se fera à l'UFR Staps). Le manuscrit sera à lui communiquer prêt à imprimer (avec les pages vierges nécessaires pour l'impression adaptée en recto-verso) via la plateforme de transfert sécurisée de Lyon1 FileSender (ou si non accessible, via une autre plateforme gratuite et sécurisée comme WeTransfer).

Si vous souhaitez organiser un pot notamment dans une salle de l'UFR STAPS, une anticipation est nécessaire car la réservation de la salle ne suffit pas : la tenue du pot reste conditionnée par l'autorisation préalable UCBL, avec les 3 validations successives (labo + composante du lieu du pot + services PC Sécu-DGS).

En vue du déroulement de votre pot dans les meilleures conditions, merci de prendre attentivement connaissance du protocole UCBL. 

RAPPEL : Les précautions spécifiées par le protocole UCBL s'appliquent pour toutes collations produites dans les locaux et espaces de l'Université.

MISE EN PLACE DE L'ACCES AU LABO (non possible avant la finalisation de la convention de stage) ===> Prévoir délai de mise en place et d’activation : accès sur cette période géré par le tuteur ou la tutrice de stage.

L’accès des stagiaires au bâtiment LWOFF et au labo (3e étage) se fera avec leur badge étudiant Lyon1 (ou d’un autre établissement, à voir au cas par cas), après plusieurs démarches dont la mise en place d’un hébergement Siham sur la période du stage et l'activation du compte Lyon1 par le ou la stagiaire.

ATTENTION : au préalable, la convention de stage doit être finalisée avec toutes les signatures (avant le début du stage)
Obligation réglementaire de remettre au secrétariat du labo 1 exemplaire original de la convention signée, y compris annexes-calendrier le cas échéant, en amont du stage ou dès le premier jour.

Utilisation salle des stagiaires 11_015 (bât Lwoff) ===> jauge de 6 places maximum
Calendrier de réservation en ligne obligatoire à utiliser par chaque stagiaire en amont de chaque venue (lien du fichier partagé communiqué par le secrétariat du L-ViS). Suivre les consignes indiquées dans le premier onglet du calendrier. En cas de jauge atteinte, le ou la stagiaire contacte son encadrant.e.

Quelques points importants pour l'établissement et le circuit des signatures de la convention de stage :

- Références institutionnelles de l'université :
Dénomination: Université Claude Bernard Lyon 1 - Acronyme: UCBL
Forme juridique : 7383 Etablissement public national à caractère scientifique culturel et professionnel
N° SIREN : 196917744 - N° de SIRET : 19691774400019 - Code NAF : 85.42 Z Enseignement supérieur
N° TVA intracommunautaire: FR61196917744

- Modèle (pour une convention sur formulaire Lyon1) - informations devant figurer dans le cadre en haut à droite de la 1e page " L'ORGANISME D'ACCUEIL"  : CLIQUEZ ICI pour afficher une capture d'écran.

- Jours d'interruption du stage : définis par le tuteur ou la tutrice du stage, bien ajouter les fermetures administratives UCBL incluses dans la durée du stage (fermeture de Noël, fermeture du pont de l'Ascension, fermeture estivale)

- Ordre à suivre pour le circuit des signatures (pris en charge par le.la stagiaire) : d'abord par le.la stagiaire, puis le tuteur ou tutrice de stage, puis la direction du labo (via le secrétariat), puis la scolarité pour la finalisation des signatures par le.la référent.e pédagogique et la direction de l'établissement d'enseignement (ou de la composante).

Process ACCES LABO : Après la finalisation de la convention de stage, le ou la stagiaire doit envoyer en un seul courriel, au secrétariat du L-ViS : secretariat.l-vis@univ-lyon1.fr (préciser "demande d'accès au L-ViS en tant que stagiaire"),en joignant tous les éléments suivants :

• Copie carte d’identité recto-verso ou 1e page passeport
• Copie carte vitale (avec numéro sécurité sociale lisible) (étrangers dispensés)
• Copie dernier diplôme validé ou attestation de réussite
• Fiche d’hébergement Siham dûment complétée, datée et signée par le ou la stagiaire
• Copie convention finalisée avec toutes les signatures (toutes les pages dans l'ordre, y compris annexes et calendrier le cas échéant)

(Rappel : obligation de remettre en parallèle un exemplaire original papier au secrétariat)

Avec le dossier complet, la secrétaire fera créer un hébergement Siham (rattachement à la base de données des personnels Lyon1), puis indiquera au ou à la stagiaire son numéro technique Siham personnel avec toutes précisions utiles selon le statut de son dossier : le ou la stagiaire aura une dernière étape à faire pour la mise en oeuvre effective de l'accès au labo (activation du compte Lyon1 + pour les extérieurs rendez-vous à prévoir avec le service SGAS des badges Lyon1).

IMPORTANT : Un délai d'activation logicielle de 24 heures ouvrées est à prévoir au fil de ces étapes pour que l'accès au labo soit finalement actif. Lors de votre première venue au labo, si vous venez juste de finir ces étapes et que vous n'avez toujours pas accès avec votre badge, réessayer le lendemain puis si besoin recontacter le secrétariat du labo.

--------------
En cas de difficultés pour remettre la convention papier au secrétariat du labo : plusieurs options compte tenu du secrétariat partagé entre les 2 UR de l’UFR STAPS, basé pour le L-ViS au 3e étage du bâtiment LWOFF (sauf exception : les lundis et vendredis), pour le LIBM au 1er étage du bâtiment voisin DUBOIS (sauf exception : les mardis et jeudis) :
- Auprès de la secrétaire au labo si présente à LWOFF
- En son absence, via un membre du labo (*)
- A l’UFR STAPS dans la boîte aux lettres située dans le hall principal, libellée au nom du secrétariat des labos Isabelle BRINGAS (*)
(*en parallèle, informer secretariat.l-vis@univ-lyon1.fr en expliquant de quoi il s'agit)

Envoyez votre demande de dossier ou activation Siham au secrétariat secretariat.l-vis@univ-lyon1.fr :
- dans tous les cas, donnez toutes précisions sur votre situation
- pour une création d'hébergement Siham, joignez les justificatifs suivants :

https://ufr-staps.univ-lyon1.fr/intranet/services-de-lufr-staps

Dans cette page, cliquez dans la rubrique Finances pour retrouver toutes les infos utiles sur le mode opératoire pour partir en Mission selon votre statut

------------------------------------------------------------------------------------------------------

• Vous êtes enseignant / enseignant chercheur à l'UFR STAPS
• Vous êtes Doctorant, vacataire ou intervenant exterieur
• Accès Notilus
• FAQ Mission

Pour consulter le document, téléchargez-le en cliquant ICI 

Vous trouverez ICI le Document d'Auto-Évaluation HCÉRES 2025 du L-ViS.

Vous trouverez ICI le Rapport d'évaluation HCÉRES du L-ViS, suite à l'audit du 17/11/2025.